Đơn kháng cáo có thể gửi qua dịch vụ bưu chính, và theo các luật tố tụng, ngày kháng cáo khi đó được xác định là ngày tổ chức dịch vụ bưu chính nơi gửi đóng dấu ở phong bì. Nghĩa là đơn bỏ bưu điện trong hạn thì vẫn được coi là kháng cáo trong hạn, dù vài ngày sau toà mới nhận. Điều kiện là bạn chứng minh được ngày đó: phong bì có dấu ngày rõ, và trong tay bạn có chứng từ gửi.
Cách gửi này hợp với người ở xa toà đã xử sơ thẩm, người đi làm không xin nghỉ được, hay khi hạn sắp hết vào cuối tuần. Bài hướng dẫn từ khâu chuẩn bị bì thư, chọn dịch vụ, tới việc giữ giấy tờ và hỏi toà xem đơn đã đến chưa, để một phong bì nhỏ không trở thành điểm yếu của cả việc kháng cáo.
Vì sao ngày đóng dấu lại quan trọng
Toà xét đơn kháng cáo có trong hạn hay không bằng cách so ngày kháng cáo với ngày bắt đầu tính hạn. Khi bạn nộp trực tiếp, ngày kháng cáo là ngày toà nhận đơn. Khi gửi qua bưu điện, luật lấy ngày bưu điện nơi gửi đóng dấu ở phong bì, để người ở xa không bị thiệt vì thời gian đơn nằm trên đường.
Vì vậy toà thường giữ lại phong bì cùng đơn. Nếu dấu ngày mờ, nhoè, hoặc phong bì không có dấu vì gửi theo cách không đóng dấu ngày, toà sẽ khó xác định, và có thể phải dựa vào ngày nhận, ngày này muộn hơn. Đó là lý do bạn cần quan tâm tới con dấu nhỏ trên bì thư nhiều hơn mức bình thường.
Ví dụ giả định: chị Mai ở Đắk Lắk, vụ án do một toà khu vực ở Thành phố Hồ Chí Minh xử. Chị gửi đơn vào ngày thứ mười bốn của hạn, bưu điện đóng dấu rõ ràng, toà nhận ở ngày thứ mười bảy. Đơn của chị vẫn trong hạn vì ngày kháng cáo là ngày đóng dấu. Nếu chị chỉ nhờ người quen đem đơn lên và người đó tới toà vào ngày thứ mười bảy, đơn đã quá hạn.
Chuẩn bị và gửi: từng bước
Làm theo thứ tự sau để có đủ bằng chứng về ngày gửi và nội dung đã gửi:
- Hoàn chỉnh đơn và tài liệu kèm theo, ký, ghi ngày; sao hoặc chụp toàn bộ bộ hồ sơ để giữ một bản.
- Ghi danh mục tài liệu ở cuối đơn, có số trang, để toà và bạn cùng biết trong phong bì có gì.
- Viết ngoài bì thư: tên toà đã xử sơ thẩm và địa chỉ trụ sở đúng như toà đang dùng; ghi thêm dòng "Đơn kháng cáo bản án số…" ở góc bì để bộ phận văn thư chuyển đúng nơi.
- Ghi đủ họ tên, địa chỉ người gửi để thư có đường quay về nếu không phát được.
- Ra quầy, chọn gửi bảo đảm, nếu có thì chọn thêm dịch vụ báo phát để có giấy xác nhận người nhận đã nhận.
- Đề nghị nhân viên đóng dấu ngày rõ trên phong bì; nhìn tận mắt con dấu trước khi bì thư được đưa vào túi gửi.
- Nhận biên lai, kiểm ngày ghi trên biên lai và mã gửi, chụp ngay biên lai và cất bản giấy cùng bản sao đơn.
Nếu gửi qua một tổ chức dịch vụ bưu chính khác ngoài bưu điện nhà nước, vẫn nên chọn dịch vụ có chứng từ ghi ngày nhận gửi và có thể tra cứu hành trình. Trường hợp không chắc dịch vụ đó có đóng dấu ngày lên phong bì hay không, hỏi rõ trước khi gửi.
Chứng từ cần giữ và tác dụng của từng loại
Sau khi gửi, bạn nên có trong tay những giấy tờ sau. Mỗi loại chứng minh một điều khác nhau:
| Giấy tờ | Chứng minh điều gì | Giữ thế nào |
|---|---|---|
| Biên lai gửi có ngày và mã | Ngày bạn giao thư cho bưu điện | Chụp ảnh ngay, cất bản giấy cùng bản sao đơn |
| Bản sao đơn và danh mục tài liệu | Nội dung bạn đã gửi | Giữ nguyên bộ, không sửa thêm sau khi gửi |
| Giấy báo phát hoặc kết quả tra cứu đã phát | Toà đã nhận thư vào ngày nào | Lưu ảnh màn hình kết quả tra cứu, có ngày giờ |
| Ảnh chụp mặt phong bì trước khi gửi | Địa chỉ người nhận ghi đúng toà | Chụp cả mặt có địa chỉ và mặt có dấu nếu nhìn thấy |
Bộ giấy tờ này ít khi phải dùng tới. Nhưng nếu vì lý do nào đó toà cho rằng đơn đến muộn, hoặc không tìm thấy đơn, đây là thứ duy nhất giúp bạn chứng minh mình đã làm đúng và đúng lúc.
Những rủi ro hay gặp khi gửi bưu điện
Gửi thư thường không bảo đảm. Thư thường không có mã theo dõi và khó chứng minh đã gửi. Nếu thất lạc, bạn gần như không có gì trong tay. Với đơn kháng cáo, khoản tiền chênh để gửi bảo đảm là rất nhỏ so với rủi ro.
Ghi sai địa chỉ toà sau khi tổ chức lại. Từ ngày 01/7/2025, nhiều toà đổi tên, một số chuyển trụ sở. Thư gửi tới địa chỉ cũ có thể bị chậm hoặc trả lại. Kiểm địa chỉ trên cổng thông tin của Toà án nhân dân hoặc gọi hỏi toà trước khi gửi.
Gửi sát giờ đóng cửa cuối ngày. Một số điểm bưu chính chốt thư trong ngày vào một giờ nhất định; thư nhận sau giờ đó có thể được đóng dấu ngày hôm sau. Nếu đang là ngày cuối của hạn, đi sớm và hỏi rõ thư nhận lúc này đóng dấu ngày nào.
Nhét đơn chung với giấy tờ khác gửi cho toà. Đơn kháng cáo kẹp lẫn trong một bì thư gửi các giấy tờ khác cho thẩm phán có thể bị xử lý chậm. Gửi đơn kháng cáo một bì riêng, ghi rõ ngoài bì.
Đơn gửi bưu điện phải kỹ hơn đơn nộp tay
Khi nộp trực tiếp, cán bộ có thể nhắc bạn sửa ngay. Gửi bưu điện thì không ai rà giúp, nên trước khi dán bì, tự kiểm thêm những điểm dễ sót sau:
- Đơn đã có chữ ký hoặc điểm chỉ ở đúng chỗ, không chỉ ký ở trang cuối của tài liệu kèm theo mà quên ký vào đơn.
- Số bản án, ngày tuyên, tên toà khớp với trích lục hoặc bản án, không nhầm với một quyết định khác trong cùng vụ.
- Nếu kháng cáo quyết định tạm đình chỉ hoặc đình chỉ giải quyết vụ án chứ không phải bản án, nhớ rằng theo Bộ luật Tố tụng dân sự 2015 hạn với loại quyết định này chỉ là 7 ngày, ngắn hơn hẳn hạn với bản án.
- Người ký thay có kẹp kèm giấy tờ chứng minh tư cách đại diện; thiếu giấy này toà phải gửi văn bản hỏi lại, mất thêm một vòng bưu điện.
- Địa chỉ và số điện thoại liên lạc trong đơn là nơi bạn thật sự nhận được thư trong vài tháng tới.
- Nếu xin miễn tạm ứng án phí phúc thẩm, đơn xin miễn và giấy tờ chứng minh đã nằm trong cùng bì.
Mỗi lần toà phải gửi văn bản yêu cầu bổ sung và chờ bạn gửi lại là thêm một hai tuần. Kiểm kỹ một lần trước khi dán bì rẻ hơn nhiều.
Nhờ người khác gửi giúp
Người cao tuổi, người đang nằm viện, người làm việc trên tàu xa bờ thường phải nhờ con cháu hoặc người quen gửi đơn. Việc gửi hộ không cần giấy uỷ quyền, vì người gửi chỉ chuyển thư; người đứng tên kháng cáo vẫn là người đã ký đơn. Điều cần lưu ý là thời điểm: đơn phải được ký xong và trao tận tay người gửi đủ sớm để họ ra bưu điện trong hạn.
Nên dặn người gửi ba việc: gửi bảo đảm, xem dấu ngày trên phong bì, và chụp lại biên lai gửi về cho bạn ngay trong ngày. Nhiều trường hợp người gửi hộ quên mất biên lai trong túi áo, tới khi cần thì không còn. Nếu người kháng cáo không biết chữ hoặc không tự ký được, đơn phải được làm hộ theo đúng cách luật cho phép, có người làm chứng ký xác nhận, trước khi đem đi gửi.
Sau khi gửi: kiểm xem toà đã nhận chưa
Theo dõi mã gửi cho tới khi hệ thống báo đã phát. Khoảng vài ngày sau đó, nên gọi tới bộ phận nhận đơn của toà hoặc nhờ người quen ở gần đến hỏi, đọc số bản án và ngày gửi để cán bộ tra. Bạn không cần hỏi kết quả xét đơn, chỉ cần xác nhận đơn đã vào sổ.
Sau khi kiểm tra đơn, nếu đơn hợp lệ và bạn không thuộc diện được miễn, toà sẽ gửi thông báo nộp tạm ứng án phí phúc thẩm tới địa chỉ bạn khai. Thông báo này cũng là dấu hiệu gián tiếp cho biết đơn đã được nhận và đang được xử lý. Nếu thấy thời gian trôi qua khá lâu mà không có giấy tờ gì, đừng im lặng chờ; liên hệ toà để hỏi.
Nếu tra cứu cho thấy thư bị trả lại vì sai địa chỉ hay không phát được, gửi lại ngay tới địa chỉ đúng, kèm bản sao phong bì và biên lai lần đầu, cùng một văn bản ngắn giải thích. Việc toà xem lần gửi đầu như thế nào sẽ do toà quyết định, nhưng bạn có chứng từ thì có cơ sở trình bày.
Gửi bưu điện hay đến nộp trực tiếp
Nộp trực tiếp có lợi ở chỗ cán bộ xem sơ bộ đơn và có thể chỉ ra ngay chỗ thiếu, bạn sửa tại chỗ. Gửi bưu điện thì nếu đơn thiếu chữ ký hay thiếu nội dung, bạn chỉ biết khi toà gửi văn bản yêu cầu sửa, và việc gửi qua gửi lại mất thêm thời gian.
Ngược lại, bưu điện giúp bạn không phải nghỉ làm, không tốn đi lại, và trong những ngày cuối của hạn, nó cho bạn một ngày kháng cáo chắc chắn mà không phụ thuộc giờ làm việc của toà. Người ở tỉnh khác, người cao tuổi, người đang ốm thường thấy cách này phù hợp hơn.
Có người làm cả hai: gửi bưu điện để giữ ngày, rồi khi có dịp thì đến toà hỏi thăm và nộp bổ sung tài liệu. Cách này không sai, chỉ cần nói rõ với toà rằng đơn đã được gửi qua bưu điện ngày nào để tránh bị hiểu là hai đơn kháng cáo khác nhau.
Câu hỏi thường gặp
Gửi đơn kháng cáo qua bưu điện thì ngày kháng cáo tính là ngày nào?
Theo các luật tố tụng, khi gửi qua dịch vụ bưu chính, ngày kháng cáo là ngày tổ chức dịch vụ bưu chính nơi gửi đóng dấu ở phong bì. Vì vậy bạn cần dấu ngày rõ và giữ biên lai gửi để chứng minh khi cần.
Có cần gửi bảo đảm không hay gửi thư thường cũng được?
Luật không bắt buộc loại dịch vụ, nhưng nên gửi bảo đảm, có mã theo dõi và nếu được thì có báo phát. Thư thường khó chứng minh ngày gửi và việc toà đã nhận, trong khi đơn kháng cáo là giấy tờ có hạn rất chặt.
Gửi qua dịch vụ chuyển phát của công ty tư nhân có được không?
Luật dùng khái niệm tổ chức dịch vụ bưu chính, bao gồm cả các doanh nghiệp được phép kinh doanh dịch vụ này. Điều quan trọng là có chứng từ ghi ngày nhận gửi và tra cứu được hành trình. Hỏi rõ trước xem phong bì có được đóng dấu ngày không.
Toà nói chưa nhận được đơn dù đã gửi lâu thì làm gì?
Tra cứu mã gửi để biết thư đang ở đâu, sau đó mang biên lai, bản sao đơn và kết quả tra cứu đến toà trình bày. Nếu thư bị thất lạc, gửi lại ngay kèm chứng từ lần gửi đầu. Nên làm sớm, không chờ tới khi nghe tin bản án đã có hiệu lực.
Gửi đơn kháng cáo bằng thư điện tử cho toà có được tính không?
Thư điện tử gửi tới hộp thư của cán bộ hay của toà không phải là kênh nộp đơn kháng cáo được luật nêu như bưu điện hay nộp trực tiếp. Chỉ dùng kênh điện tử khi toà xác nhận có cổng nhận đơn chính thức, và vẫn nên giữ bằng chứng gửi thành công.