Khi doanh nghiệp kháng cáo, đương sự là công ty chứ không phải giám đốc. Đơn kháng cáo phải do người đại diện theo pháp luật của công ty ký, hoặc do người được công ty uỷ quyền hợp lệ ký kèm văn bản uỷ quyền; việc đóng dấu theo cách doanh nghiệp sử dụng con dấu theo Luật Doanh nghiệp. Sai ở khâu này, đơn có nội dung tốt đến đâu cũng có thể bị toà yêu cầu sửa đổi, bổ sung, hoặc bị trả lại nếu không khắc phục kịp.
Rắc rối thường đến từ những tình huống rất bình thường của doanh nghiệp nhỏ: giám đốc đi công tác dài ngày, công ty vừa đổi người đại diện, giấy uỷ quyền cũ chỉ ghi "tham gia tố tụng ở cấp sơ thẩm", hoặc hai nhóm thành viên đang tranh chấp nội bộ và mỗi bên đều muốn nhân danh công ty. Bài này đi qua từng tình huống để bộ phận pháp chế, kế toán kiêm nhiệm hay chính chủ doanh nghiệp xử lý đúng ngay từ đầu.
Công ty là đương sự, người ký chỉ là người đại diện
Pháp nhân tham gia tố tụng thông qua người đại diện. Người đại diện theo pháp luật của công ty là người được ghi trong đăng ký doanh nghiệp và điều lệ, thường là giám đốc, tổng giám đốc hoặc chủ tịch hội đồng thành viên, tuỳ loại hình và điều lệ. Luật Doanh nghiệp 2020 cho phép công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần có nhiều người đại diện theo pháp luật, khi đó điều lệ quy định quyền và nghĩa vụ của từng người.
Bộ luật Tố tụng dân sự 2015 yêu cầu đơn kháng cáo của cơ quan, tổ chức phải do người đại diện hợp pháp ký tên và đóng dấu ở phần cuối đơn; riêng doanh nghiệp thì việc sử dụng con dấu theo Luật Doanh nghiệp. Từ năm 2021, doanh nghiệp tự quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung con dấu, kể cả dùng chữ ký số thay dấu theo quy định về giao dịch điện tử. Nói gọn: nếu công ty đang sử dụng con dấu thì đơn nên có dấu, còn nếu không, hãy chuẩn bị tài liệu cho thấy quy chế sử dụng dấu của công ty khi toà hỏi.
Hệ quả quan trọng nhất của việc "công ty là đương sự": quyền kháng cáo thuộc về công ty, không mất đi khi người ký bị thay. Người đại diện chỉ là người thực hiện quyền đó. Việc thay người không làm thay đổi tư cách tố tụng của doanh nghiệp, nhưng đòi hỏi giấy tờ của người mới phải đầy đủ trước khi người đó ký bất kỳ văn bản nào gửi toà.
Ai ký đơn kháng cáo trong từng tình huống thường gặp
Bảng dưới gom những tình huống doanh nghiệp nhỏ hay gặp. Cột cuối là giấy tờ nên nộp kèm để toà sơ thẩm không phải yêu cầu bổ sung.
| Tình huống | Ai ký đơn | Nên nộp kèm |
|---|---|---|
| Giám đốc là người đại diện theo pháp luật, đang ở công ty | Giám đốc ký, đóng dấu nếu công ty dùng dấu | Bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc thông tin đăng ký thể hiện người đại diện |
| Công ty có hai người đại diện theo pháp luật | Người được điều lệ giao quyền đại diện trong tố tụng | Trích điều lệ phần phân công quyền đại diện |
| Giám đốc vắng, đã uỷ quyền cho nhân viên pháp chế | Người được uỷ quyền ký | Văn bản uỷ quyền có phạm vi bao gồm việc kháng cáo |
| Vụ án của chi nhánh | Người đại diện của công ty, hoặc giám đốc chi nhánh nếu được công ty uỷ quyền | Văn bản uỷ quyền của công ty cho giám đốc chi nhánh; chi nhánh không phải là pháp nhân |
| Doanh nghiệp tư nhân | Chủ doanh nghiệp tư nhân | Giấy tờ đăng ký doanh nghiệp, giấy tờ tuỳ thân của chủ doanh nghiệp |
| Hộ kinh doanh | Chủ hộ hoặc các thành viên hộ là đương sự, ký với tư cách cá nhân | Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy tờ tuỳ thân |
Hộ kinh doanh không phải là doanh nghiệp, nên quyền kháng cáo nằm ở các cá nhân là đương sự trong bản án. Nếu bản án ghi tên hộ kinh doanh nhưng xác định người phải chịu nghĩa vụ là chủ hộ, chính chủ hộ ký đơn với tư cách cá nhân.
Uỷ quyền kháng cáo: những chỗ hay hỏng
Phạm vi uỷ quyền không có việc kháng cáo. Nhiều giấy uỷ quyền chỉ ghi "tham gia tố tụng tại toà án nhân dân khu vực" hoặc "tham gia phiên toà sơ thẩm". Người được uỷ quyền ký đơn kháng cáo dựa trên giấy đó dễ bị toà yêu cầu bổ sung. Cách an toàn là ghi rõ phạm vi gồm kháng cáo, nộp tạm ứng án phí, tham gia giai đoạn phúc thẩm. Chi tiết cách viết phạm vi uỷ quyền nằm ở chủ đề uỷ quyền tố tụng.
Thiếu văn bản uỷ quyền đi kèm đơn. Luật yêu cầu người đại diện theo uỷ quyền kháng cáo phải gửi kèm văn bản uỷ quyền. Có giấy uỷ quyền trong hồ sơ sơ thẩm chưa chắc đủ nếu phạm vi giấy đó không bao trùm việc kháng cáo; nộp kèm bản phù hợp là cách tránh bị hỏi lại.
Uỷ quyền lại. Người được uỷ quyền muốn giao cho người khác ký thay chỉ làm được khi văn bản uỷ quyền gốc cho phép uỷ quyền lại hoặc trong trường hợp luật cho phép. Một chuỗi uỷ quyền đứt đoạn là lý do hay gặp khiến đơn bị xem là không hợp lệ về tư cách người ký.
Người được uỷ quyền có lợi ích đối lập. Luật tố tụng không cho một người làm đại diện nếu người đó có quyền lợi đối lập với đương sự mình đại diện trong cùng vụ án. Ví dụ giả định: công ty kiện một cựu phó giám đốc, rồi lại uỷ quyền cho người đang là bên liên quan của chính vị phó giám đốc đó. Tình huống này phải thay người ngay.
Luật sư ký đơn thay công ty. Luật sư tham gia với tư cách người bảo vệ quyền lợi không đương nhiên được ký đơn kháng cáo nhân danh công ty. Muốn luật sư ký, công ty phải uỷ quyền cho luật sư làm người đại diện, với phạm vi rõ ràng.
Đổi người đại diện theo pháp luật giữa chừng
Doanh nghiệp đổi giám đốc trong lúc vụ án đang chạy là chuyện thường. Vì đương sự là công ty, vụ án không phải làm lại gì; nhưng từ thời điểm thay đổi được đăng ký, người ký văn bản gửi toà phải là người đại diện mới, hoặc người được người mới uỷ quyền. Đơn kháng cáo do người đại diện cũ ký sau khi đã bị thay sẽ bị đặt câu hỏi về thẩm quyền, kể cả khi người đó vẫn còn làm việc trong công ty.
Việc nên làm ngay khi thay người: hoàn tất đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật với cơ quan đăng ký kinh doanh, rồi gửi toà đang giải quyết vụ án thông tin đăng ký mới. Nếu kịp, đơn kháng cáo nên kèm bản sao thể hiện người ký là người đại diện hiện hành. Nếu đăng ký thay đổi chưa hoàn tất mà hạn kháng cáo sắp hết, người đang được ghi trong đăng ký doanh nghiệp vẫn là người có thẩm quyền ký; công ty cần quyết định nội bộ rõ ràng để người đó ký, tránh để trôi hạn.
Giấy uỷ quyền do người đại diện cũ ký là chỗ hay gây tranh cãi. Pháp luật không có một câu trả lời đơn giản cho mọi trường hợp, và toà có thể yêu cầu xác nhận lại. Cách tránh rủi ro là để người đại diện mới ký một văn bản uỷ quyền mới, hoặc ít nhất một văn bản xác nhận tiếp tục uỷ quyền cho người cũ được giao, rồi nộp cùng đơn kháng cáo.
Sáp nhập, chia tách, đổi tên, giải thể trong lúc kháng cáo
Đổi tên doanh nghiệp. Đổi tên không làm thay đổi pháp nhân. Đơn kháng cáo ghi tên mới kèm tên cũ như trong bản án, nộp kèm giấy tờ đăng ký thể hiện việc đổi tên, để toà đối chiếu được đúng đương sự.
Sáp nhập, hợp nhất. Khi tổ chức là đương sự hợp nhất, sáp nhập, chia, tách, thì tổ chức kế thừa quyền và nghĩa vụ sẽ kế thừa quyền, nghĩa vụ tố tụng, theo quy định của luật tố tụng dân sự. Công ty nhận sáp nhập kháng cáo với tư cách người kế thừa, kèm hồ sơ sáp nhập đã được đăng ký. Nếu việc sáp nhập đang dở dang, nên hỏi toà cách thể hiện tư cách cho đúng.
Chia, tách. Cần xác định công ty nào nhận phần quyền, nghĩa vụ liên quan tới hợp đồng đang tranh chấp. Hợp đồng chia, tách và phương án phân chia tài sản, nghĩa vụ là tài liệu toà sẽ xem để biết ai được kháng cáo.
Giải thể hoặc phá sản. Doanh nghiệp đang giải thể vẫn tồn tại về pháp lý cho tới khi hoàn tất thủ tục, và vẫn có nghĩa vụ giải quyết các khoản nợ, tranh chấp. Nếu doanh nghiệp đã bị mở thủ tục phá sản, việc tham gia tố tụng và quản lý tài sản có những quy định riêng theo pháp luật phá sản; trường hợp này nên có luật sư ngay.
Không cố tình giải thể để né bản án. Đóng cửa công ty để tránh nghĩa vụ trong bản án không xoá được nghĩa vụ đó, và có thể làm phát sinh trách nhiệm cho người quản lý. Kháng cáo là kênh đúng để phản đối bản án; giải thể không phải là kênh thay thế.
Tranh chấp nội bộ: khi người đại diện chính là một bên
Vụ việc khó nhất là tranh chấp giữa các thành viên, cổ đông, hoặc giữa công ty với chính người quản lý của mình. Luật Doanh nghiệp cho phép thành viên, cổ đông đáp ứng điều kiện khởi kiện người quản lý vì vi phạm nghĩa vụ. Khi bị kiện, người quản lý đó thường vẫn đang là người đại diện theo pháp luật của công ty, và có thể muốn nhân danh công ty kháng cáo theo hướng có lợi cho bản thân. Toà sẽ xem xét người đại diện có quyền lợi đối lập hay không trước khi chấp nhận tư cách người ký.
Thành viên hoặc cổ đông là đương sự trong vụ án có quyền kháng cáo với tư cách của chính họ, không cần chờ công ty. Đây là kênh riêng, tách khỏi câu hỏi ai đại diện công ty. Nhầm lẫn hay gặp là thành viên ký đơn "nhân danh công ty" trong khi mình không phải người đại diện, khiến đơn vướng thủ tục ngay từ đầu; đúng ra họ nên ký với tư cách cá nhân và nêu rõ quyền lợi của mình bị bản án ảnh hưởng ra sao.
Có cả trường hợp toà nhận hai đơn kháng cáo đều ghi nhân danh công ty, do hai người cùng tự nhận là giám đốc. Toà sẽ đối chiếu với đăng ký doanh nghiệp và điều lệ. Doanh nghiệp đang tranh chấp quyền quản lý nên giải quyết rõ người đại diện theo đúng điều lệ và đăng ký trước, và nên có luật sư theo sát vụ việc vì rủi ro thủ tục rất cao.
Quy trình nội bộ trước khi ký và nộp đơn kháng cáo
Đơn kháng cáo là văn bản đối ngoại quan trọng của doanh nghiệp. Một quy trình gọn giúp không ai ký vượt quyền và không trôi hạn.
- Người theo dõi vụ án báo bản án cho người đại diện theo pháp luật ngay trong ngày nhận, kèm mốc hạn kháng cáo.
- Kiểm điều lệ: quyết định kháng cáo có cần hội đồng thành viên, hội đồng quản trị hay chủ sở hữu thông qua không; nếu cần, lập biên bản hoặc quyết định nội bộ.
- Kiểm người sẽ ký: có đúng là người đại diện đang được đăng ký không, nếu là người được uỷ quyền thì phạm vi uỷ quyền có gồm kháng cáo không.
- Kiểm con dấu và chữ ký: dùng đúng con dấu công ty đang sử dụng, không dùng dấu của chi nhánh cho đơn nhân danh công ty.
- Chuẩn bị bản sao giấy tờ chứng minh tư cách: thông tin đăng ký doanh nghiệp, văn bản uỷ quyền, giấy tờ về đổi tên hay sáp nhập nếu có.
- Nộp đơn tại toà đã xử sơ thẩm, giữ biên nhận; khi có thông báo, nộp tạm ứng án phí phúc thẩm và giao biên lai cho toà, đồng thời báo kế toán ghi nhận khoản chi.
- Lưu toàn bộ vào một hồ sơ vụ án chung để người thay thế, nếu có, tiếp nối được ngay.
Nếu thấy vướng ở bước nào mà hạn sắp hết, ưu tiên để người đang có thẩm quyền rõ ràng nhất ký đơn trong hạn, rồi bổ sung giấy tờ khi toà yêu cầu.
Câu hỏi thường gặp
Đơn kháng cáo của công ty không đóng dấu có bị trả lại không?
Luật tố tụng dẫn chiếu việc dùng con dấu của doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp. Nếu công ty đang sử dụng con dấu mà đơn không có dấu, toà thường yêu cầu sửa đổi, bổ sung trước khi trả lại. Nên đóng dấu ngay từ đầu để khỏi mất thời gian.
Kế toán trưởng có được ký đơn kháng cáo cho công ty không?
Chỉ được khi kế toán trưởng là người được uỷ quyền hợp lệ, với văn bản uỷ quyền có phạm vi bao gồm việc kháng cáo, và văn bản đó được nộp kèm đơn. Chức danh kế toán trưởng tự nó không mang quyền đại diện công ty trong tố tụng.
Giám đốc nghỉ việc ngay sau phiên toà sơ thẩm thì ai kháng cáo?
Công ty vẫn là đương sự và vẫn có quyền kháng cáo. Người ký là người đại diện theo pháp luật đang được đăng ký; nếu công ty đã đăng ký người mới thì người mới ký. Hạn kháng cáo không được kéo dài vì lý do thay người, nên công ty cần xử lý ngay.
Chi nhánh có tự kháng cáo được không?
Chi nhánh không phải là pháp nhân, nên đương sự là công ty. Giám đốc chi nhánh chỉ ký đơn được khi công ty uỷ quyền bằng văn bản, phạm vi có việc kháng cáo. Dùng con dấu của chi nhánh cho đơn nhân danh công ty là lỗi nên tránh.
Thành viên công ty không đồng ý với quyết định không kháng cáo thì làm gì?
Nếu thành viên đó là đương sự trong vụ án, họ có quyền kháng cáo với tư cách cá nhân trong phạm vi quyền lợi của mình. Nếu không phải đương sự, họ chỉ có thể dùng các cơ chế nội bộ theo điều lệ và Luật Doanh nghiệp, như yêu cầu triệu tập họp hoặc khởi kiện người quản lý khi đủ điều kiện.
Công ty nhận sáp nhập có phải nộp lại tạm ứng án phí không?
Tạm ứng án phí gắn với việc kháng cáo của đương sự. Nếu công ty bị sáp nhập đã kháng cáo và nộp tạm ứng, công ty nhận sáp nhập kế thừa quyền, nghĩa vụ tố tụng. Nên gửi toà văn bản thông báo việc kế thừa kèm hồ sơ sáp nhập để toà xác định đúng người đã nộp.